Na rychnovském Úřadu práce byla zahájena digitalizace písemností Státní sociální podpory (SSP).

 

 


Doposud byly spisy ukládány a archivovány v písemné podobě na pracovištích oddělení. Zhruba po tříměsíční přípravné fázi, kdy byla instalována výpočetní technika, zprovozněn software a vydány kvalifikované certifikáty zaměstnancům, procházejí všechny přijaté či vytvořené písemnosti na oddělení SSP procesem digitalizace.

Celý proces představuje přepravu písemností k digitalizaci, jejich třídění, skenování, kontrolu kvality digitálního obrazu, opatření elektronickým podpisem, uložení dat do centrálního úložiště. Takto zpracované písemnosti se odvážejí a ukládají v centrální spisovně mimo okres.

Význam tohoto systému archivace písemností spočívá kromě snížení rizika poškození či ztráty originálů dokumentů v podstatném zrychlení přístupu k dokumentům v digitální formě, umožňuje práci s digitálními obrazy, evidenci a sledování pohybu písemností, automatické stanovení počátku skartační lhůty a v neposlední řadě zásadním způsobem snižuje prostorové nároky na ukládání písemností.

Ve spojení s kvalifikovaným certifikátem (elektronickým podpisem) je zajištěna shodná právní síla dokumentů v porovnání s tištěným originálem. S uvedeným souvisí vyšší nároky na vyplňování žádostí o dávky a jiných dokumentů z důvodu dobré viditelnosti digitálního obrazu; tyto je třeba vypisovat čitelně modrou nebo černou kuličkovou tužkou (ne jinou barvou).

Pracoviště pro digitalizaci písemností bylo vybudováno v prostorách rychnovského kontaktního místa oddělení SSP v konfiguraci jednoho skeneru, dvou počítačů, tiskárny a dvou čteček čárových kódů a slouží všem zaměstnancům oddělení z různých kontaktních míst. Ministerstvo práce a sociálních věcí financuje kromě vybavení pracoviště výpočetní technikou i některý spotřební materiál, jako jsou samolepící štítky s čárovými kódy pro označování písemností a zásobníků, přepravní boxy, adresní štítky aj. a také dopravu písemností na digitalizační pracoviště prostřednictvím České pošty.
Od zahájení nového systému do současné doby zaměstnanci oddělení zpracovali téměř dvanáct tisíc listů písemností.