Návrhy musí být písemné, označené k jednání Zastupitelstva města Rychnova nad Kněžnou a musí být řádně odůvodněné. Cena města Rychnova nad Kněžnou se uděluje za vynikající tvořivé výkony a významné výsledky vědecké, technické, umělecké, sportovní, publicistické a veřejně prospěšné činnosti, za činnost, kterou její nositel přispěl významným způsobem k hospodářskému nebo kulturnímu rozvoji města, jeho propagaci v Česku a případně i v zahraničí, nebo za záchranu lidských životů a majetku.

Ke slavnostnímu předání ceny dojde tradičně na zahájení Poláčkova léta, jehož 25. ročník se uskuteční od 24. června do 4. července.