Archivační prostory postupně ubývají. Výstavba nové skladovací budovy by vyšla na více než 18 milionů korun. Dostát všem zákonným a provozním povinnostem znamená archivovat čím dál tím větší množství papírových dokumentů. Současné skladovací kapacity nemocnic dlouhodobě nestačí a nemocnice hledají nové prostory.

To s sebou nese náklady v milionech korun. „Některé dokumenty, jako třeba pitevní protokol, musíme skladovat 150 let. Někde máme ze zákona na výběr lhůtu buď 100 let od narození pacienta nebo 10 let po jeho úmrtí. Z nemocničních archivů jsou momentálně vyřazovány materiály z doby první světové války, ač archiv hradecké nemocnice vznikl zhruba o dvacet let později," říká lékařský náměstek Fakultní nemocnice Hradec Králové a senátor Jaroslav Malý.

Dokumenty Fakultní nemocnice v Hradci Králové se archivují na třech místech. Některé, jako třeba smlouvy nebo zakládající listiny v době, kdy nejsou v místě aktuálně potřeba, putují do Státního oblastního archivu na zámku v Zámrsku.

Většina zdravotní dokumentace však končí v archivech klinik ve sklepech nemocnice nebo centrální spisovně. Ta zabírá již několik nemocničních budov.
V hradecké nemocnici se takových materiálů skladuje přibližně 12 kilometrů a ročně jich přibude průměrně 600 metrů. Ambulantní dokumentaci je ze zákona nutné skladovat pět let od posledního vyšetření. Ročně se v hradecké nemocnici vyhodí asi deset tun takových záznamů.

Za bující administrativu však mohou stávající zákony jen z menší části. Mnohem více se na ní podílí vyhlášky. Například u obyčejného biochemického vyšetření moči vznikne několik obdobných papírových dokumentů na více místech zároveň. „Je-li u nás pacient například dva až tři dny hospitalizován, vznikne většinou spis dosahující jednoho centimetru výšky," popisuje detaily Jaroslav Malý.

Největší břemeno však představuje vyúčtování pro zdravotní pojišťovny.
Nemocniční administrativu by měla částečně zjednodušit právě připravovaná novela vyhlášky o zdravotnické dokumentaci a novela zákona o nelékařských zdravotnických povoláních. Jejím cílem je zjednodušit ošetřovatelskou dokumentaci vedenou sestrami.
Pomoci by mohl také přechod na elektronickou formu ukládání dat.

Pokud se bude v nemocnicích archivovat podle současných pravidel, vzniknou v nejbližším horizontu další milionové náklady. „Naše nemocnice zvažovala různá řešení – jednak pořízení dalších vlastních prostor a pak přechod do komerční sféry archivování. Dělali jsme si finanční propočet. Nová vlastní budova i s vybavením by nás vyšla na více než 18 milionů korun. Levnější by pro nás bylo archivovat komerčně, což znamená ročně více než dva a půl milionu korun pouze za skladování, bez nákladů na komerční vyhledávání informací v archivu," dokládá situaci Jaroslav Malý.

V současném papírovém archivu se však vyhledává sporadicky. Lékaři získávají informace mnohem častěji v elektronickém systému, který obsahuje zdravotní záznamy od roku 1996.